随着國家醫藥兩票(piào)制的不斷推進，藥品采購環節中(zhōng)各方責任義務悄然發生(shēng)了新的變化，傳統的醫藥分(fēn)銷企業承擔起（代理商(shāng)）的墊資(zī)行爲，同時也肩負起了庫存管理以及（或有）保證金管理的責任。由此，分(fēn)銷企業也面臨了更多的經營風險和财務風險，需要适時的增加企業風險管控點和管控流程。

2018年3月公司成立了由采購、财務、運營、信息四大(dà)職能部們核心成員(yuán)組成的預付款管理項目組，全面重塑新采購模式下(xià)預付款的管理制度、審批流程、操作辦法，制定科學的預付業務流程、有效支持業務開(kāi)展、控制預付風險。

2018年4月，項目組經過對采購業務尤其是涉及預付款的采購行爲，從合同、訂單、入庫、審批、付款、核銷、保證金管理等的全要素進行了風險評估，制定了新的風險管理辦法、業務标準、作業流程，《泰鴻控股有限公司預付賬款管理辦法》和《預付業務操作細則》正式下(xià)發至各經營單位。

新的《預付賬款管理辦法》、《預付業務操作細則》對業務人員(yuán)和财務人員(yuán)提出了全新的工(gōng)作要求，鑒于預付款的高風險特性，預付采購業務的進行須按制度要求，對每一(yī)個風險點進行管控，審批上報須報送采購、庫存、預付餘額等詳盡的信息，付款後要對預付的進銷進行全程跟蹤。

新政策形勢下(xià)催生(shēng)的新預付采購模式及由此而産生(shēng)的新的管理要求，具有新作業流程、新業務單據、新管控模式、新管理台賬等特點，如此的工(gōng)作，需要有新的作業工(gōng)具來運作和管理控制繁複的工(gōng)作程序，提高管理者的管理效率。

爲使企業供應鏈信息平台可以全面反映、管理預付款作業的“新”，避免預付款作業的信息流成爲信息孤島，項目團隊提出了開(kāi)發基于預付款管理要求下(xià)的預付款管理系統的設想，力求一(yī)方面提高預付款作業工(gōng)作效率，一(yī)方面将預付款的作業信息與供應鏈及财務信息全面打通，實現對預付款業務的全程管理。開(kāi)發分(fēn)别适用于不同的公司的ERP版和WEB版。

2018年5月，經過信息部工(gōng)程師們日以繼夜的奮戰，預付款管理系統在公司總部、自營司及市内外(wài)控股子公司陸續上線，預付款管理系統實現了基礎數據自ERP的自動提取，審批通過OA的線上高效流轉，管理方面的BI自動分(fēn)析。高效的系統管理工(gōng)具和數據采集平台，幫助經營單位實現了預付款的精細化、專業化、系統化管理。

2018年6月，爲使各經營單位、各作業流程上每一(yī)個相關人員(yuán)，知(zhī)曉、理解、全面掌握《預付賬款管理辦法》的精神、《預付業務操作細則》的要求、預付款管理系統的使用，爲此，項目團隊陸續組織了9場專題培訓，範圍包括總部、分(fēn)子公司及市内外(wài)控股公司共計124家，參訓人次共計697人次，内容涵蓋預付款管理制度解讀、預付款審批流程規範、ERP版及WEB版預付款系統操作。

預付款管理的“一(yī)項制度、一(yī)個細則、一(yī)套系統”落實和執行其深刻的意義在于：1、實現有效的事前控制，規範預付協議，借助保證金方案，進行授信控制；2、實現有效的事中(zhōng)管理，控制預付庫存，标準審批流程，固化授權審批；3、實現有效的事後監督，嚴控預付用途，确保筆筆結清，定期跟蹤反饋。

預付款項目組成員(yuán)說：“我(wǒ)們是認真的”，項目雖然已完成上線，但我(wǒ)們工(gōng)作還将繼續，我(wǒ)們将及時跟蹤及解決相關上線問題，并陸續開(kāi)展對預付款執行情況的專項檢查。在控制預付風險的同時，項目團隊也會不斷通過實時分(fēn)析，完善制度、流程和系統功能，提高預付管理的效率和質量。公司後續的培訓将每月在微學習平台上進行分(fēn)享，彙總預付款管理中(zhōng)碰到的共性問題，制作成Q&A供大(dà)家交流讨論。